Calendly

Outil de planification et de réservation

Rencontres de parents virtuelles

Vous souhaitez voir un calendrier de réservation fait par Calendly du point de vue des parents, testez les réservations en cliquant sur le bouton ci-dessous. N'hésitez pas à faire le processus de réservation au complet pour voir ce que les parents auront à faire. Vous pourrez églaement voir le type de courriel de confirmation qu'ils recevront. Les dates, les heures et les questions pourront évidemment être modifiées lors de la création de votre calendrier.

  1. Créez votre calendrier de réservation en moins de 6 minutes!


2. Consultez les réservations et joindre chacune des rencontres à l'aide du lien Meet :



3. Support aux parents

  • Vous pouvez référer les parents à la section «Le coin des parents» pour un tutoriel expliquant comment réserver une plage horaire ainsi que tester le lien Meet de la rencontre.

  • Assurez-vous que tous les parents ont les informations de connexion (adresse courriel et mot de passe) de leur enfant afin de s'y connecter au cas où ils auraient de problèmes de connexion au lien Meet.


⭐️ Trucs :

  • N'oubliez pas de demander le nom de l'enfant dans les questions.

  • Ajoutez une plage horaire supplémentaire lors de la création de votre calendrier de réservation afin de pouvoir tester votre calendrier en réservant cette même plage horaire.

  • Rassembler dans un fichier Google Sheet tous les liens des calendriers des intervenants de l'école et partagez le lien en lecture seule aux parents afin que ceux-ci n'aient pas à gérer plusieurs courriels avec des liens. Cliquez ici pour un exemple.

Calendly est outil afin de simplifier et personnaliser la planification de vos rencontres et d'automatiser la gestion des réservations de votre événement.


Cet outil simple pourrait être utilisé, par exemple, pour planifier des rencontres de parents, des réunions entre la direction et les enseignants ou encore, des moments de récupération entre l'enseignant et ses élèves.


N'hésitez pas à consulter leur page d'aide si vous avez des questions en cliquant ici.

⚙️ Accès à Calendly

Ordinateur

Accéder au site www.calendly.com ---» Mon compte


Tablette

Téléchargez l'application Calendly.

📌 Lier votre calendrier

Intégration des événements dans votre calendrier

Avant de créer ou d'envoyer le lien de réservation, il est important d'indiquer à quel endroit vous souhaitez que les réservations soient enregistrées.

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🗓 Création de votre événement

Voici un exemple de création d'un calendrier pour des rencontres individuelles avec des élèves. Toutes les informations importantes pour la création de votre événement s'y trouve.

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🔗 Partage de votre outil de réservation

***Avant d'envoyer votre lien, faites un test!***

Réservez une plage horaire ou demandez à un collègue de le faire et tester le lien Meet ou Teams.


Envoyer le lien du calendrier de réservation de la manière de votre choix

Exemple : faire une publication dans Google Classroom, envoyer un courriel, publier sur votre plateforme utilisée avec les élèves, regrouper les liens dans un Google Sheet partagé en lecture seule aux parents, etc

Il suffit d'obtenir le lien de votre événement pour ensuite le partager aux personnes concernées.

IMPORTANT : Avant d'envoyer votre lien, nous vous conseillons de le tester. Copiez le lien dans un nouvel onglet afin de voir ce que les participants verront. Vous pourrez ainsi vérifier si vos plages horaires et vos dates sont les bonnes. Demandez à un collègue de réserver une plage horaire et de tester le lien Meet ou Teams.

👁 Consultation des réservations (2 choix)

CHOIX 1 : Consulter votre calendrier

Lorsque les personnes réservent une plage horaire, un nouvel événement sera créé dans l'agenda que vous avez lié à votre compte Calendly avec le nom de la personne, son adresses courriel, le lien Meet ou Teams et les réponses aux questions posées lors de sa réservation.

CHOIX 2 : Autres options

Il est possible de consulter les réservation sur le site de Calendly directement et de filtrer celles qu'on souhaite voir à l'écran (orange) ou encore, d'exporter en fichier .CSV (Excel ou Google Sheet) lorsque les réservations sont terminées (bleu). Attention : Si vous exportez votre fichier, celui ne se mettra pas automatiquement à jour si d'autres réservations étaient prises après votre exportation. Vous devrez l'exporter à nouveau.

Pour aller plus loin

Intégrer le calendrier de réservation dans un Google Sites

En cliquant sur les réglages de l'événement dans Calendly :

Sur votre page de votre Google Sites, il suffit d'intégrer le code obtenu à la dernière étape. Les personnes pourront alors réserver à même votre page de votre site web.